बैठक के हो ?
- दुई वा दुईभन्दा बढी व्यक्तिको सहभागितामा समूह गतिशीलता र समूह कार्यको अवधारणा आत्मसात् गर्दै सिनर्जी पैदा गर्न गरिने एक प्रशासनिक विधिलाई बैठक भनिन्छ । साथै, योग्यता, क्षमता, सीप र धारणाको समपूरणमार्फत नतिजा हासिल गर्ने वा समस्या समाधान गर्ने उत्तम विधि पनि हो बैठक ।
- एक विद्वान्को भनाइअनुसार बैठक कुनै पनि संस्थाको जीवनको एक अभिन्न अंग हो । सफल र प्रभावकारी बैठकको सञ्चालनमै व्यवस्थापनको सफलता निर्भर गर्छ । तर, अर्का एक विद्वान्ले भनेका छन्– ठूला संस्था वा कम्पनीका हाकिम आफूलाई व्यस्त देखाउन पनि बैठक गर्छन् र मूल्यवान् समय र साधनस्रोत नष्ट गर्छन् ।
- बैठक वा मिटिङ सार्वजनिक प्रशासनको दैनिकीको सबैभन्दा महत्वपूर्ण कार्यविधि हो ।
- बैठकको माध्यमबाट सार्वजनिक प्रशासनका एकभन्दा बढी अधिकारी र निकायबीच अन्तर्सम्बन्ध र समन्वयात्मक क्रिया प्रभावकारी तुल्याउन सकिन्छ । यस्तो समन्वयात्मक प्रयासबाट मात्र सार्वजनिक सेवा, सुविधा प्रवाह मितव्ययी र छिटोछरितो हुन गई प्रशासनले अपेक्षित नतिजा हासिल गर्न सक्छ ।
- विवादित विषयवस्तुको निक्र्योल, सरोकारवालाबीच जिम्मेवारी बाँडफाँड एवं सामूहिक निर्णयका लागि बैठक महत्वपूर्ण व्यवस्थापकीय औजार हो । बैठकमा हुने संवाद छलफल र पुस्ट्याइँबाट कतिपय अप्ठयारा समस्या पनि छिटो, छरितो र कार्यान्वयनयोग्य तवरबाट समाधान गर्न सकिन्छ ।
- उच्चस्तरको समन्वय स्थापित गरी छिटो, छरितो, प्रभावकारी र मितव्ययी निर्णय र सोको कार्यान्वयन सुनिश्चततामा बैठकको उपादेयता निर्भर गर्छ ।
- बैठकलाई प्रभावकारी तुल्याउन बैठकपूर्व निश्चित उद्देश्य र एजेन्डा निर्धारण गरी आवश्यक र उपयुक्त सहभागी चयनसाथ तोकिएको समयमा सुरु र अन्त्य गर्नु जरुरी हुन्छ ।
- एकै व्यक्तिले बैठकलाई बन्धक बनाउने, अनावश्यक कुराकानी गर्ने र विद्युतीय उपकरण र ग्याजेट प्रयोग गर्नेजस्ता क्रियाकलापले बैठकको उद्देश्य प्राप्त गर्न सकिँदैन ।
- एजेन्डामा आधारित बैठक, बैठकको सुसञ्चालन र बैठकका निर्णय कार्यान्वयन अनुगमन सफल बैठकका पूर्वसर्त हुन् ।
- प्रभावकारी बैठकका प्रमुख सात चरण (स्पष्ट उद्देश्य र एजेन्डा, उपयुक्त र सानो संख्याको सहभागिता, कार्यसूचीमा आधारित, निर्दिष्ट समय पालना, सदस्यको समान र वस्तुपरक सहभागिता, मोबाइल वा ग्याजेट प्रयोगमा बन्देज र निर्णय कार्यान्वयनको फलोअप) हुन्छन् । यी चरणको उचित अवलम्बन भएका बैठकबाट मात्र अपेक्षित नतिजा हासिल गर्न सकिन्छ ।
- प्रशासनका उच्चपदस्थ अधिकारीको ५० प्रतिशतभन्दा बढी समय बैठक र भेटघाटमा व्यतीत हुने गरेको छ ।
- सार्वजनिक क्षेत्रको समग्र नतिजा र जनमानसमा रहेको अनुभूतिलाई सूचकका रूपमा मान्दा सार्वजनिक प्रशासनमा हुने बैठकको सफलता दर कमजोर रहेको सहजै अनुमान गर्न सकिन्छ ।
- नेपालको प्रशासनमा किन परिणामको हिसाबले यति धेरै असफल बैठक हुन्छन् भन्ने विषयको खोजी गरिनु आवश्यक छ । विभिन्न ऐन, कानुन, निर्देशिका तथा निर्णयबाट कार्यादेशसहित गठित समिति वा कार्यदल आदिको तोकिएबमोजिम हुने बैठक औपचारिक हुन् ।
- आवश्यक विषयवस्तुका अलावा जानेको र आफूलाई लागेको विषयको बेलिविस्तार लगाउन रुचाउने सहभागीका कारण पनि बैठकहरू भद्दा हुने गरेका छन् ।
- समयको पालनामा गम्भीर नदेखिनु सबैभन्दा ठूलो विकृति हो । बैठकमा मात्र होइन, समग्र काम–कारबाही र व्यवहारमा निर्दिष्ट समय पालना र यसको व्यवस्थापन हुन नसक्दा सार्वजनिक व्यवस्थापनका कैयन् काम–कारबाही एक किसिमले अस्तव्यस्त हुन पुगेको अवस्था छ ।
- बैठक वा कुनै पनि प्रशासनिक विधि र व्यवहारको असल र खराबको ज्ञान नेपालको प्रशासन जगत्मा नभएको होइन । तैपनि, व्यवहारमा यो प्रदर्शित हुन नसक्नु बिडम्वनापूर्ण अवस्था हो । कुनै पनि असल विधि र व्यवहार प्रदर्शन गर्न नैतिकता, इमानदारी र जवाफदेहिताजस्ता अन्तर्निहित गुण आवश्यक पर्छन् ।
- यी तत्वको बोध र आन्तरिकीकरण हुन नसक्दा बैठक संस्कृतिमा मात्र होइन, प्रशासनका अन्य पक्षमा पनि विकृतिले जन्म लिने गरेको पाइन्छ ।
- आफू के गर्दै छु र केका लागि गर्दै छु भन्ने विषयको हेक्का नराख्नु आफैँप्रति अविश्वास गर्नु हो ।
- सर्वप्रथम बैठकका माध्यमबाट उचित समन्वय गर्न सकिने कुराको बोध हुन जरुरी छ ।
- नतिजालाई दिमागमा राखेर बैठक तय गर्न सकियो भने मात्रै बैठकको महत्व सिद्ध हुन सक्छ । यसका लागि बैठक तय, सञ्चालन, निर्णय कार्यान्वयन र मूल्यांकन सबै चरणमा रहेका विकृति अन्त्य गर्नु आवश्यक हुन्छ ।
- समय पालनालगायत ग्राउन्ड रुल र कार्यविधि तय गरी कडाइसाथ लागू गर्नुपर्छ । नेतृत्व तहबाटै बैठकको आवश्यकता र उपादेयताका आधारमा प्राथमिकीकरण र छनोट गरी बैठकको संख्यामा ठूलै कटौती गर्नु आवश्यक छ ।
- बैठक मूलतः सञ्चारको एक विधि पनि हो । विद्युतीय सञ्चार, इमेल, इन्टरनेट, एसएमएस, भिडियो कन्फरेन्स, सामाजिक सञ्जाललगायत विविध सञ्चार साधनको प्रयोग कैयन् बैठकको विकल्प हुन सक्छन् ।
- सार्वजनिक निकायमा हुने आमबैठकमा उल्लिखित सात चरणको पालना कमै मात्र भएको पाइन्छ । आफूलाई व्यस्त देखाउन, कतिपय आफ्ना कमजोरी लुकाउन वा निर्णयको सम्भावित अपजस अरूको टाउकोमा पनि बोकाउने आशयले पनि यहाँ बैठक गरिन्छन् ।
